Come comunicare un evento sui social: Incroci di Civiltà

Pubblicato il: 29 Giugno 2022Categorie: Eventi, Social Media0 CommentiTempo di lettura: 11,4 min

A maggio 2022 abbiamo avuto il piacere di occuparci della comunicazione social di un evento culturale internazionale, il Festival Letterario Incroci di Civiltà, organizzato dall’Università Ca’ Foscari di Venezia.

L’esperienza è stata appassionante ed intensa e ci ha fornito l’occasione per parlare di un tema a noi molto caro, ovvero la comunicazione sui social media di un evento in presenza.

In questo articolo vedremo quindi come integrare i social media nella strategia di marketing e comunicazione prima, durante e dopo l’evento.

Essendo l’argomento molto vasto, non abbiamo la pretesa di parlare nel dettaglio di ogni aspetto, soprattutto considerando che ogni tipo di evento ha le sue peculiarità e richiede una gestione dei social differente.

Riteniamo però che la nostra esperienza a Venezia (parliamo di una serie di incontri e dialoghi con scrittori e scrittrici internazionali) possa dare degli spunti validi, trasversali e molto pratici per capire come organizzare e come gestire la comunicazione social di un evento.

Come comunicare un evento sui social: il prima 

Con pre-evento intendiamo tutte le attività social, ma non solo, che vengono svolte fino al giorno prima dell’evento.

È fondamentale definire fin da subito:

  • La tipologia di evento e le sue caratteristiche principali,per definire su quali aspetti puntare a livello di contenuti;
  • Il tono di voce dell’intera comunicazione: nel nostro caso, trattandosi di un Festival letterario organizzato dall’Università, era necessario coordinarsi e allinearsi allo stile dell’Ateneo;
  • Gli obiettivi della comunicazione: puntiamo al successo dell’evento, chiaro, ma come vogliamo raggiungerlo?
  • Come coordinarsi con le figure che si occuperanno degli altri aspetti della comunicazione, anche offline. Menzione d’onore a Google Drive che ci ha permesso di condividere tutta la documentazione e i contenuti realizzati senza perdere nulla per strada!

Quali social fanno al caso nostro? 

Una volta raccolte tutte le informazioni, si passa all’azione, andando a definire su quali social essere presenti. Nel caso si trattasse di una prima volta è importante valutare su quali canali puntare.

Nel nostro caso, essendo un Festival arrivato alla quindicesima edizione, erano già aperti e attivi i profili Facebook, Instagram e Twitter, che abbiamo analizzato per capire se valesse la pena investire tempo e risorse su un determinato canale. Piccolo spoiler: in questo caso, la scelta di essere presenti sui tre canali sopra citati si è rivelata vincente. 

Se Instagram e Twitter si sono confermati ideali soprattutto per la fase “live” dell’evento, Facebook ci ha comunque permesso di intercettare un pubblico più adulto (fascia over 45) e complementare a quello di Instagram e di spaziare di più a livello di contenuti – ad esempio pubblicando post con link o condividendo contenuti di altri utenti arricchiti di un nostro commento. Inoltre, la pagina Facebook aveva uno storico di fan più significativo e questo ha portato a risultati considerevoli in termini di copertura.

Pianificare i contenuti e il piano editoriale

Il periodo pre-evento è fondamentale per risvegliare l’interesse della community (nel caso di eventi ciclici) o per creare aspettativa in caso di eventi alla prima edizione.

Quello che abbiamo fatto per Incroci di Civiltà, ad esempio, è stato pubblicare sui vari canali social un mix di contenuti:

  • Informativi, che non possono mancare nella comunicazione di un evento. Sono i “dove-quando-come” e sono importantissimi, soprattutto nel caso in cui ci si debba iscrivere o in cui si debba pagare un biglietto di ingresso. In fase di analisi degli Insight, abbiamo visto che tra i post più salvati c’erano proprio quelli di questa tipologia.

 

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Un post condiviso da Incroci di civiltà (@incrocidicivilta)

  • Divulgativi, che alimentano l’interesse e la curiosità: nel nostro caso sono stati post introduttivi sugli autori presenti in qualità di ospiti. Sono i contenuti adatti ad incrementare l’engagement, soprattutto se nel copy si utilizzano CTA (call-to-action) ad hoc. Parlando di libri ed autori, vuoi non chiedere ai fedeli lettori qual è il libro preferito?

 

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  • Emozionali. O almeno, noi abbiamo definito così quei post che, pur non trattando l’argomento principale dell’evento, andavano ad arricchire lo storytelling complessivo. Abbiamo quindi raccontato gli splendidi palazzi veneziani che avrebbero ospitato l’evento e dato risalto al contributo fondamentale dei volontari e delle volontarie che hanno supportato l’organizzazione del Festival.

 

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Calendario e piano editoriale: cosa sono e a cosa servono

Prevedere un hashtag dedicato 

Soprattutto se si utilizza Twitter, è fondamentale definire e comunicare chiaramente un hashtag dedicato all’evento. L’hashtag ideale è:

  • abbastanza breve
  • coerente con il nome dell’evento
  • facile da scrivere
  • unico. Assolutamente da evitare omonimie con altri hashtag affinchè i contenuti non si disperdano tra centinaia di altri post non pertinenti.

L’hashtag va segnalato e comunicato su ogni canale: se non ti occupi direttamente del sito o della comunicazione offline, passa l’informazione ai vari referenti in modo che possano inserirla nei materiali di loro competenza.

Gestire commenti e F.A.Q. 

Parliamo subito della gestione di domande e commenti, anche se naturalmente è un’attività che andrà gestita anche nel durante e nel post evento.

La fortuna di occuparsi di un evento “storico” è che solitamente si conoscono già quali sono le richieste più frequenti, le cosiddette F.A.Q.: gli eventi saranno registrati? È obbligatorio prenotarsi? Quando uscirà il programma? Queste sono solo alcune delle domande che potreste ricevere sui social, sia come commento pubblico che come messaggio privato.

Il nostro consiglio è di stilare già una lista di risposte concordate alle domande più frequenti in modo da rispondere ai follower nel minor tempo possibile. Se sul sito è già presente una pagina F.A.Q. potrebbe essere una buona idea ricordarne la presenza sui social. 

Come comunicare un evento sui social: live posting

Siamo arrivati finalmente al giorno (o ai giorni) dell’evento. Queste giornate saranno principalmente dedicate alla pubblicazione di contenuti live. 

Come vedremo in questi paragrafi, le attività da pianificare e seguire durante un evento sono numerose e l’essere veloci e “sul pezzo” non può realizzarsi a discapito di un lavoro preciso e ben fatto: nel nostro caso è stato fondamentale essere presenti in due agli incontri per poter seguire con la dovuta attenzione ogni aspetto della comunicazione sulle tre diverse piattaforme.

Le storie di Instagram e il live tweeting sono gli strumenti che più si prestano a raccontare quello che succede dal vivo, dando la possibilità anche a chi non è presente di essere coinvolto. Nei giorni dell’evento, inoltre, saranno fondamentali i cosiddetti UGC (user generated content), cioè i contenuti generati dagli utenti in cui vengono taggati i profili dell’evento. Ricondividere, commentare, retwittare questo tipo di contenuti aumenterà la copertura e la visibilità social dell’evento, generando interazioni ed interesse.

Contenuti generati dagli utenti nel profilo Instagram di Incroci di civiltà

Esempi di UGC nel profilo Instagram di Incroci di civiltà

 

 

 

 

 

 

 

Comunicare un evento sui social tra spontaneità e organizzazione 

In questa fase è prevista una buona dose di spontaneità per cavalcare l’onda di quello che succede live, ma non vuol dire che non ci sia anche molta organizzazione e un minimo di programmazione.

Alcuni contenuti, ad esempio informazioni standard sul luogo o l’orario, possono essere programmati in anticipo e poi pubblicati in automatico a seconda di quanto previsto dal calendario editoriale. In caso di imprevisti, cambi di orario o altre problematiche che potrebbero far variare il programma bisognerà invece essere pronti per fornire informazioni tempestive anche sui social.

Vediamo ora lato pratico come abbiamo raccontato sui social gli incontri letterari del Festival di Incroci di Civiltà. Ogni incontro era un dialogo con uno o al massimo due scrittori o scrittrici, intervistati da un terzo soggetto, con a seguire il momento del firmacopie. Questo schema che si ripeteva ci ha permesso di definire dei momenti precisi in cui pubblicare dei contenuti live:

  • post e tweet di reminder sull’incontro poco prima dell’inizio dello stesso;
  • una o più storie/tweet durante l’incontro riportando una citazione dell’autore;
  • storia/tweet del momento firmacopie (i dati ci dicono che sono stati tra i contenuti più apprezzati);
  • carosello finale di foto su tutti i canali con mini-riassunto dell’incontro e ringraziamenti.

Importantissimo: taggare, taggare, taggare nei contenuti i partner dell’evento e i vari soggetti coinvolti! Nel nostro caso, ad esempio, l’Università, le location ospitanti, i protagonisti (naturalmente) e le case editrici.

Inoltre, se le foto sono fornite da un fotografo professionista, è buona norma riconoscere i crediti e taggarlo.

Come comunicare un evento sui social: il post evento

Il post evento è fondamentale, tanto quanto il durante: è questo il momento in cui si possono consolidare i risultati raggiunti.

Avere una strategia ci permette, cavalcando l’onda dell’entusiasmo, di raggiungere ancora più persone e fare in modo che si parli ancora dell’evento.

Quali contenuti pubblicare nel post evento 

Cosa possiamo fare quindi in questa fase della nostra comunicazione social?

Ecco qualche idea:

  • ringraziare chi ha partecipato all’evento e gli sponsor;
  • continuare a rispondere ai commenti;
  • pubblicare storie, video o reel di riepilogo dei best moments;
  • in caso di evento che si ripeterà, dare appuntamento alla prossima edizione, ricordando magari l’iscrizione alla newsletter per ricevere in anteprima curiosità, anticipazioni e, perchè no, un’offerta early bird.

Analizzare gli insight dei canali social 

Il periodo post evento ci permette inoltre di raccogliere feedback su cosa ha funzionato e su cosa eventualmente potrebbe essere migliorato in vista di una prossima edizione.

Questo è possibile analizzando i dati di insight dei canali social che abbiamo utilizzato per ricavare informazioni su:

  • copertura;
  • interazioni;
  • tipologia di contenuti che hanno funzionato di più;
  • pubblico/follower.

Grazie ai contenuti pubblicati, i profili social di Incroci di Civiltà hanno ottenuto notevoli risultati, soprattutto nei giorni clou del Festival:

Facebook

  • Copertura pagina: +353,2%
  • Visite alla pagina: +181,1%

Instagram:

  • Nuovi follower: +214,6%
  • Visite al profilo: +254,3%

Twitter:

  • Visualizzazioni ottenute dai tweet in 5 giorni: 39.3K
  • Visualizzazioni al giorno dei tweet: 7.9K

In questo caso, trattandosi di evento gestito per conto di un cliente, il report riepilogativo dei risultati raggiunti è stato inviato al committente, corredato da una spiegazione dei dati più significativi e da una sezione dedicata alle proposte di miglioramento per la prossima edizione.

Ricordiamoci infatti che, per quanto si possa essere bravi, ci potrebbe essere sempre qualcosa da migliorare: l’importante è accorgersene, analizzare la situazione e, in futuro, applicare i dovuti correttivi.

Come usare i dati per migliorare la comunicazione online (link)

 

 

Conclusioni

Se la fase “durante” di un evento è senza dubbio quella più cool e quella in cui è necessario essere più reattivi e concentrati, la fase “prima” è quella determinante per una buona riuscita della strategia di comunicazione e forse, sotto certi aspetti, quella più impegnativa (si lavora molto e i risultati non sono ancora visibili).

Ti consigliamo di non sottovalutare l’aspetto di pianificazione e di programmazione dei contenuti e delle risorse dedicate, anche per non rischiare di arrivare impreparato e sopraffatto nei giorni cruciali.

Grazie a questa trasferta veneziana, abbiamo potuto metterci alla prova con un importante evento letterario internazionale, consolidando l’esperienza maturata nella gestione degli eventi. Quattro membri del nostro team sono stati coinvolti direttamente durante i giorni dell’evento e in tutto il periodo di comunicazione abbiamo dedicato una particolare attenzione ai contenuti da pubblicare.

Speriamo che questo articolo possa esserti utile per gestire al meglio la comunicazione social di un evento: naturalmente, se hai bisogno di supporto e consulenza, contattaci e saremo felici di contribuire al successo del tuo progetto.

 

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